Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online

Trong quá trình kinh doanh, việc quản lý đơn hàng hiệu quả là một yếu tố quyết định cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Đảm bảo rằng đơn hàng  được giao đúng thời gian và địa điểm. Bên cạnh đó còn mang lại nhiều lợi ích khác như tối ưu hóa chi phí, tăng cường trải nghiệm, và nâng cao hiệu suất hoạt động. Trong bài viết này hãy cùng Myrobot tìm hiểu nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online nhé.

Tìm hiểu quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là bước tiếp nhận, theo dõi thông tin đơn hàng và đảm bảo đơn hàng khi đến tay khách còn nguyên vẹn và giao đúng hẹn. Các thông tin mà người quản lý cần nắm:

• Thông tin sản phẩm: tên- mã sản phẩm, số lượng, trong kho còn bao nhiêu,…
• Thông tin về khách hàng: tên khách, số điện thoại, địa chỉ giao hàng,…
• Thông tin vận chuyển: bên vận chuyển đơn hàng, mã vận chuyển, thời gian bên vận chuyển đến lấy hàng, chi phí và theo dõi quá trình giao hàng,…

Khi mô hình kinh doanh càng lớn thì việc quản lý đơn hàng càng trở nên phức tạp và cần đến nhiều giai đoạn quản lý. Chưa kể nếu quản lý theo phương pháp truyền thống sẽ tốn nhiều thời gian và các hoạt động rất dễ chồng chéo. Đó là một trong những nguyên nhân di chuyển dòng dữ liệu trong hệ thống diễn ra chậm. Điều này sẽ dẫn đến nhiều bất cập, trì trệ trong khâu quản lý. Hay thậm chí gây nhiều khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng của khách. 

Các nguyên tắc quản lý đơn hàng một cách hiệu quả 

Tiếp nhận thông tin từ các khách hàng

Sau khi khách hàng đặt hàng thành công, người bán cần xác nhận đơn hàng. Các thông tin đặt hàng sẽ chuyển để nhân viên thực hiện đóng gói đơn hàng để gửi. Tuy nhiên, cũng sẽ có một số trường hợp khách đổi thông tin sau khi đặt hàng. Chẳng hạn như: đổi địa chỉ giao hàng, đổi mẫu mã sản phẩm, thêm/bớt sản phẩm,…Để cập nhập thông tin nhanh chóng trước khi hàng được đóng gói và rời kho. Người bán nên thường xuyên để ý đến tin nhắn trên các kênh bán hàng. 

Thường xuyên cập nhập số liệu hàng tồn kho

Không nên bị xem nhẹ việc kiểm tra hàng tồn kho, bởi vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng và giao hàng. Nếu không nắm rõ số lượng tồn kho, dẫn đến tình trạng hết hàng mà không hề hay biết. Điều này ảnh hưởng đến cửa hàng online và làm giảm uy tín cũng như khách hàng sẽ có trải nghiệm không tốt. Để tránh tình trạng này, thường xuyên cập nhập số lượng hàng hóa trong kho đảm bảo luôn có đủ hàng phục vụ khách.

Phân loại đơn hàng và chuẩn bị sản phẩm để gói hàng

Để tiết kiệm thời gian và công sức, người bán cần lấy hàng theo cách sau:

• Tổng hợp tất cả các đơn hàng có thời gian gần nhau sau đó phân loại theo từng nhóm.
• Lấy hàng theo khu vực đã được phân loại trong quá trình lưu kho, với hình thức này sẽ giúp người bán tiết kiệm thời gian lấy hàng. 
• Lấy hàng theo từng đơn hàng là hình thức lấy hàng phổ biến ở những cửa hàng có số lượng đi đơn vừa và nhỏ. 

Tiến hành theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng

Trong quá trình hợp tác với các đơn vị giao hàng, việc nắm bắt và theo dõi tình trạng vận chuyển của đơn hàng rất quan trọng đối với người bán. Mỗi bên giao hàng đều có cách thức tra cứu đơn hàng khác nhau, và người bán cần phải hiểu rõ quy trình này để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả. Bên cạnh các đơn hàng giao hàng thành công thì cũng có một số đơn có các tình huống phát sinh như đổi trả, hoàn hàng. 

Vì thế nếu không theo dõi sát sao quá trình vận chuyển, nguy cơ thất lạc hàng hóa tăng lên. Điều này không chỉ gây tổn thất về mặt tài chính mà còn làm giảm uy tín của cửa hàng. Khách hàng mong đợi sự phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp từ người bán, đặc biệt trong giai đoạn giao hàng. Tốt nhất nên lựa chọn các đơn vị vận chuyển uy tín hợp tác để hạn chế các rủi ro không đáng có. 

Tham khảo: 5W1H là gì? Bí quyết ứng dụng 5W1H trong kinh doanh hiệu quả

Đầu tư phần mềm quản lý bán hàng toàn diện

Việc đầu tư vào phần mềm quản lý đơn hàng là giải pháp để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất và tăng cường trải nghiệm khách hàng. 

• Phần mềm cho phép tích hợp và quản lý các kênh bán hàng khác nhau, bao gồm cửa hàng truyền thống, website, ứng dụng di động và các nền tảng thương mại điện tử. Đảm bảo trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng và quản lý dễ dàng.
• Nếu có mã sản phẩm hết hàng, hệ thống sẽ tự động thông báo (khách hàng sẽ không thể bấm chọn mua). Điều này giúp tối ưu thời gian cũng như giúp trải nghiệm mua hàng của khách tốt hơn. 
• Bên cạnh quản lý đơn hàng hiệu quả, các phần mềm này còn giúp bảo mật thông tin khách hàng, cũng như các dữ liệu kinh doanh hoàn hảo.
• Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, hiệu suất bán hàng, và xu hướng mua sắm của khách hàng. Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác, từ đó cải thiện lợi nhuận và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. 
• Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ theo dõi quá trình vận chuyển của các đối tác trên cùng một hệ thống. 

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các loại phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả. Ví dụ như: Haravan, Sapo, Nhanh.vn, Kiotviet, pancake,…Bạn cần tìm hiểu kỹ và lựa chọn loại phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình nhé.

Bài viết này là những chia sẻ Nguyên tắc quản lý đơn hàng online hiệu quả hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc. Cảm ơn bạn đọc đã xem hết bài viết và đừng quên truy cập website Myrobot để cập nhập nhiều thông tin mới mỗi ngày. 

MYROBOT - Chúng tôi là chuyên gia trong mảng sản xuất, cung cấp và phân phối các hệ thống thiết bị robot phục vụ công nghiệp...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.